Agar Usaha Toko Kosmetik Bisa Berjalan Meski Ditinggal, Begini Sistemnya

Pertanyaan:

Salam kenal pak Sian Yet. Sungguh rubrik ini sangat berguna bagi orang yang memiliki usaha. Langsung saja ya pak. Setahun belakangan ini saya mengelola usaha kosmetik di pusat pasar, Medan. Selama ini Pertanyaan saya menjaganya sendiri. Penjualannya juga lumayan. Perharinya saya bisa menjual antara 4 hingga 7 Juta Rupiah.

Yang membuat saya kepikiran adalah bagaimana caranya usaha saya tetap berjalan tapi saya tidak harus menunggui dagangan. Saya pernah merekrut karyawan, tapi saya lihat hasil penjualan tidak sama seperti saat saya tunggui. Jika saya ingin mengecek barang tiap hari sungguh itu sangat merepotkan mengingat produk yang saya jual juga puluhan jenis. Bagaimana caranya saya bisa membuat pembukuan yang simpel  dan agar saya bisa menyerahkannya kepada karyawan.   Demikian pertanyaan saya pak. Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.

Salam

Wahyudi- Medan

Jawaban.

Terima kasih atas pertanyaannya bapak, untuk mengatasi uang yang sering hilang pada usaha bapak dan penjualan yang menurun beberapa hal ini dapat  bapak, dapat di lakukan beberapa  cara :

1. Sistem

Bapak perlu memikirkan sistem  pengawasan yang tepat untuk usaha yang sedang dijalankan, antara lain : perlu menghitung stok harian, mingguan atau bulanan, supaya dapat diketahui dengan pasti jumlah yang sudah terjual dan sisa stok yang ada pada toko bapak, sehingga dapat dilakukan pengawasan dengan baik dan benar.  Sesuatu yang tidak dapat diukur atau dihitung dengan pasti, maka tidak dapat dilakukan pengawasan. Jadi  prinsip dari pengawasan adalah dapat dihitung dan diukur secara kuantitatif atau angka.

Sistem pencatatan yang sederhana dapat dilakukan melalui kartu stok, buku stok atau direkap dalam bentuk excel di komputer. Jikalau usaha sudah kompleks dan jenis produk sudah tidak memungkinkan untuk di catat secara manual dalam kartu atau buku stok, bapak dapat mempertimbangkan untuk membeli software komputer untuk membantu menyimpan atau menghitung stok usaha bapak dan sekaligus membantu bapak membuat laporan stok dan keuangan bapak setiap harinya, contoh dari software yang bisa digunkan seperti Accurate, dll.

2. Sumber Daya Manusia

Mendapatkan karyawan yang baik, handal dan dapat dipercaya adalah hal yang sangat langka saat ini, bapak perlu kesabaran untuk mencarinya, bisa saja 1 bulan sampai bertahun-tahun untuk mendapatkan karyawan yang baik tersebut. Langkah pertama dalam mencari karyawan adalah periksa terlebih dahulu latar belakang dan pastikan tidak memiliki catatan kejahatan dari kepolisian atau dari perusahaan lain.  Langkah kedua adalah carilah karyawan yang memiliki motivasi kerja yang tinggi dan selalu berorientasi dengan hasil kerja yang tinggi, supaya mereka lebih tertantang untuk maju dan berkembang. Langkah ketiga adalah lakukan pelatihan terhadap karyawan perusahaan supaya karyawan tersebut memiliki pengetahuan dan keahlian yang meningkat dari hari ke hari. Karyawan yang maju akan mendorong perusahaan menjadi maju dan berkembang.

3. Kompensasi

Berikan kompensasi atau insentif dalam bentuk uang dan penghargaan lainnya untuk karyawan yang berhasil mendapat  target penjualan yang tinggi. Prinsip yang baik adalah perusahaan tidak perlu takut untuk memberikan insentif yang tinggi untuk karyawan yang berhasil menjual dan mencapai hasil yang tinggi.  

Walaupun perusahaan sudah memiliki sistem, karyawan dan kompensasi yang baik, pemilik perusahaan tidak bisa dan tidak boleh melepaskan 100 % bisnis yang sedang dijalankan,  waktu pengawasan bisa saja menjadi 20 sd 30 % dari sebelumnya 100 %. Dimana sebelumnya masih ada fungsi operasional, sekarang hanya fungsi pengawasan dan operasional sudah bisa diserahkan kepada karyawan perusahaan. Pimpinan perusahaan memastikan sistem berjalan dengan baik dan pelayanan kepada pelanggan tetap optimal. Demikian tips dari saya dan semoga bermanfaat bagi Bapak.

Sian Yet, SE., M.Si adalah Direktur dan konsultan di TREND DEVELOPMENT CENTER, sebuah institusi yang bergerak dibidang training  konsultasi  seputar  Marketing, Manajemen dan Bisnis .  Berpengalaman lebih dari 20 tahun di bidang manajemen dan marketing. Penulis Buku "STAR MARKETING FOR EVERYONE'S BUSINESS" yang diterbitkan oleh PT. Gramedia Pustaka Utama Jakarta. Untuk pertanyaan hubungi gosumutcom@gmail.com/sian_yet@yahoo.co.id